Как правильно рассчитывать отпускные сотрудникам?

Расчет отпускных – тонкое искусство, которые требует точности и внимательности. Одна ошибка – и возможные споры с налоговыми органами, а также конфликты с сотрудниками. Как этого избежать и правильно выстроить систему расчетов? Этому был посвящен новый вебинар BLS 17 июня.

Порядок расчета отпускных регулирует Постановление Правительства РФ от 24.12.2007 N 922 («Об особенностях порядка исчисления средней заработной платы». Кроме того, важную роль играет Положение об оплате труда и локальные акты, которыми установлена система оплаты труда.

Расчет отпускных основан на подсчете среднего заработка. Он состоит из 5 обязательных шагов: определить расчетный период, заработок за это время, количество дней в периоде, средний дневной заработок и общий средний заработок. Доход за день считается делением зарплаты за 12 месяцев перед отпуском на среднемесячное число дней за этот период. Число календарных дней здесь равно 29,3 за каждый отработанный месяц. А в сумму заработка включаются все выплаты по системе оплаты труда кроме перерывов на кормление ребенка.

Если сотрудник за год отработал не все 12 месяцев, то рассчитывать дневной заработок надо исходя из имеющихся данных. В принципе хватит даже 1 отработанного дня и начисленной за него суммы в течение 12-месячного расчетного периода. А вот если отработанных дней в расчетном периоде вообще нет, надо обратиться к Постановлению 922. В нем есть сразу 3 специальных пункта.

Важно, что отпускные нужно оплатить не позднее 3 дней до начала отдыха. В отпуске по среднему заработку оплачиваются все календарные дни кроме праздничных. Переносы праздничными днями не являются, поэтому в отпуске оплачиваются по среднему. Также отпускные в полном объеме облагаются НДФЛ и страховыми взносами. Для налогообложения дата получения дохода (отпускные) – это дата выплаты сотруднику отпускных. Перечислить НДФЛ необходимо не позднее последнего числа месяца, когда выплачены отпускные. Страховые взносы привязаны не к датам выплаты, они начисляются на отпускные за тот месяц, в котором произошло начисление отпускных сумм.

А что делать, если отпуск перенесен или сотрудника отозвали на работу? Необходимо «сторнировать» сумму отпуска в той части, которая начислена излишне. А еще – попросить у сотрудника заявление на удержание излишне выплаченной суммы и заявление на возврат НДФЛ из бюджета, если успели уплатить налог.