«Хомнет Бизнес Решения» автоматизирует расчет заработной платы и управление персоналом компании «ЭКСТРОЛИЗИНГ»

ЭКСТРОЛИЗИНГ - специализированная лизинговая компания, оказывающая предприятиям и организациям услуги по передаче в лизинг автотранспорта на всей территории России. По данным РА "Эксперт" по итогам первой половины 2008 г. компания ЭКСТРОЛИЗИНГ заняла 40-е место в TOP-150 крупнейших лизинговых компаний.

Лизинговая компания "ЭКСТРОЛИЗИНГ" работает на рынке более 10 лет. 2005 год обозначил начало бурного развития компании, которое продолжается и сегодня. Лизинговый портфель на 01.10.2008 г. более 150 000 000 долларов США, передано в лизинг более 4 000 предметов лизинга.

В настоящее время компания "ЭКСТРОЛИЗИНГ" представлена в 16 городах (г. Москва, г. Санкт-Петербург, г. Нижний-Новгород, г. Казань, г. Краснодар, г. Новосибирск, г. Екатеринбург, г. Уфа, г. Самара, г. Красноярск, г. Ростов-на-Дону, г. Тюмень, г. Саратов, г. Иркутск, г. Волгоград, г.Белгород) России. Развитие региональной сети является наиболее приоритетным направлением для компании в настоящий момент. Преимущественно филиалы создаются в наиболее перспективных регионах России, которые показывают высокую динамику развития и при этом имеют потребность в инвестициях.

В связи с увеличением штата сотрудников и расширением географии деятельности у руководства ООО «ЭКСТРОЛИЗИНГ» появилась потребность автоматизировать кадровый учет и расчет заработной платы в двух офисах компании (Москва и Санкт-Петербург). С этой целью компания обратилась в «Хомнет Бизнес Решения» (входит в ГК «1С:Хомнет»), с которой успешно взаимодействует в вопросах автоматизации бизнеса с начала 2008 года. Ранее сотрудниками ГК «1С:Хомнет» была установлена автоматизированная система на базе программного продукта «Хомнет Лизинг 8». Также в ходе работы специалисты компании «ЭКСТРОЛИЗИНГ» активно использовали программу «Служба электронного визирования документов» через Outlook. Однако кадровый учет и расчет заработной платы велись в таблицах MS Excel и частично в системе «Инфобухгалтер», что значительно усложняло данные рабочие процессы внутри компании.

В августе 2008 года сотрудниками «Хомнет Бизнес Решения» по итогам предпроектного обследования было предложено внедрить в ООО «ЭКСТРОЛИЗИНГ» информационную систему на базе программного продукта «1С:Зарплата и Управление Персоналом 8», функционал которого позволяет решать следующие задачи:

• Расчет заработной платы.

• Управление финансовой мотивацией персонала.

• Исчисление регламентированных законодательством налогов и взносов с фонда оплаты труда.

• Отражение начисленной зарплаты и налогов в затратах предприятия.

• Управление денежными расчетами с персоналом, включая депонирование.

• Учет кадров и анализа кадрового состава.

• Автоматизация кадрового делопроизводства.

• Планирование потребностей в персонале.

• Обеспечение бизнеса кадрами.

• Управление компетенциями, обучением, аттестациями работников.

• Эффективное планирование занятости персонала.

Особенностью данного проекта стало то, что компания-заказчик имела территориально-разделенные филиалы, один из которых (в Санкт-Петербурге) находился на выделенном балансе. Клиент требовал иметь возможность формировать регламентированную отчетность как сводно, так и по филиалу в Санкт-Петербурге. Таким образом, компании-заказчику необходимо было вести учет в Базе Данных в разрезе двух юридических лиц, а именно: OОО «ЭКСТРОЛИЗИНГ» и Филиал ООО «ЭКСТРОЛИЗИНГ» в Санкт-Петербурге. При этом типовым функционалом нужно было обеспечить возможность подготовки и сдачи отчетности по данным двум юридическим лицам отдельно. Для её консолидации необходима была доработка типовой подсистемы «Регламентированная отчетность». В ходе реализации проекта специалисты «Хомнет Бизнес Решения» успешно справились с этой задачей.

По желанию клиента сотрудниками «Хомнет Бизнес Решения» также были реализованы следующие настройки информационной системы:

• В организации используется штатное расписание. При описании должности в штатном расписании используется вилка окладов. Осуществлен контроль превышения или недобора сотрудников по штатному расписанию.

• Все начисления заработной платы проводятся в национальной валюте.

• Доработана печатная форма договора.

• Сформирована печатная форма договора ГПХ, с автоматическим заполнением реквизитов организации и физического лица. Текст договора ГПХ имеет различное количество абзацев.

• Созданы документы отчетов по кадровому движению сотрудников за период (количество уволенных, принятых сотрудников), а также отчету содержащему информацию о сотрудниках организации с настраиваемыми колонками и с настраиваемым отбором по реквизитам сотрудников.

• Сформирован файл для загрузки в систему клиент-банк для сотрудников, счета у которых открыты в основном банке Заказчика. Также сформировано платежное поручение (исходящее) для этих сотрудников на общую сумму. Реализована возможность выгрузки платежных поручений в систему на базе программы «Хомнет Лизинг 8».

• Нумерация кадровых документов с использованием префикса и постфикса.

• Настроена система выгрузки проводок расчета заработной платы их программы «1С:Зарплата и Управление Персоналом 8» в «Хомнет Лизинг 8».

• Осуществлен обмен данными по отражению расчета зарплаты и налогов с системой «Хомнет Лизинг 8».

Проект реализовывался в 2 этапа. В рамках первого этапа (подготовительного) силами заказчика производилось заполнение справочников (должности, подразделения, организации, физические лица) и кадровых документов для достижения актуального на начало 2008 года кадрового состояния в организации. На этой же стадии силами сотрудников «Хомнет Бизнес Решения» производилась разработка инструментов внедрения и их тестирование, а также перенос данных, используемых для автоматического расчета среднего заработка (т.е. отпусков, больничных листов, командировок и т.д.) из системы «Инфобухгалтер» в программу «1С:Зарплата и Управление Персоналом 8» за 2007 год.

В рамках второго этапа силами заказчика проводился расчет и выплата заработной платы, налогов, и ведение кадровой истории за период с января по июнь 2008 года. На данном этапе специалисты «Хомнет Бизнес Решения» осуществляли параллельное обучение сотрудников компании-заказчика, а также консультирование пользователей по возникшим неточностям, ошибкам в расчетах, внесениям исправлений и анализу результатов расчета в системе. По завершении проекта силами Заказчика под контролем сотрудников «Хомнет Бизнес Решения» была проведена вся процедура кадрового делопроизводства, расчета зарплаты и налогов, а также отражения заработной платы в регламентном учете за август – первый актуальный месяц 2008 года.

На данный момент в системе автоматизировано 7 рабочих мест: 4 в Москве и 3 рабочих места в офисе филиала компании в Санкт-Петербурге. Программа работает терминально через интернет-сервер. В системе ведется 10 различных видов расчетов.

Одновременно подключено 5 рабочих мест. Документооборот в месяц составляет около 350 документов, количество рассчитываемых сотрудников компании – 200 человек.

Таким образом, у компании-заказчика появилась возможность задавать структуру предприятия, анализировать кадровый состав, принимать управленческие решения на основе полной и достоверной информации.

Все оказанные услуги сертифицированы на соответствие международному стандарту ISO 9001:2000.